Любая предпринимательская деятельность плодит тысячи документов. Договора и накладные, материалы кадрового учета, бухгалтерские бумаги и прочую документацию положено хранить в течение длительного времени – от года до 75 лет. Уничтожать нельзя, за это предусмотрены штрафы, а место для складирования быстро заканчивается. После всего 5 лет существования любая коммерческая фирма просто задохнется под гнетом этих бумаг… Но есть архивы, куда можно и нужно сдавать предназначенные для долгого хранения документы.

Архивирование документов требуется законом

Все муниципальные и частные компании, оказывающие архивные услуги, работают в строгом соответствии с законодательством. Их деятельность регулирует Федеральный закон N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года. Документ постоянно актуализируется, в него вносятся продиктованные временем и развитием технологий правки. Если раньше все без исключения документы хранились на бумажных носителях, то сегодня электронные архивы распространяются все шире.

Суть любой архивной работы – обработка поступающих документов, их систематизация и ответственное хранение. В московской компании Reisswolf архивариусы работают с документами любого типа – бухгалтерскими, кадровыми, спецдокументацией и т.д.

Российское законодательство определяет свои сроки хранения для всех типов документов. Например, даже если поставки товара осуществлялись по разовому договору, накладная и кассовые ордера по сделке должны храниться 5 лет. Счетам-фактурам отмерено 3 года хранения, а приказам о премировании персонала – 5 лет.

Дольше всего положено хранить личные дела сотрудников, трудовые договора и трудовые книжки: 75 лет. Если компания теряет подобные документы, это чревато крупными штрафами.

Для чего коммерческой фирме могут потребоваться документы из архива?

Вариантов много, приведем самые распространенные:

• составление отчета о деятельности компаний за период, охватывающий десятки лет;
• финансовый анализ;
• статистический анализ эффективности работы;
• удовлетворение запросов граждан (частый случай – поиск документов о предыдущих местах работы при подготовке к выходу на пенсию);
• ответы на запросы государственных органов.

Чем лучше организовано архивное хранение, тем проще найти нужный документ в общей базе и получить к нему доступ.