При упоминании архивов люди обычно представляют огромные помещения, доверху забитые пыльными папками с пожелтевшими от времени документами, и мудрого пожилого архивариуса в очках…

Двадцать первый век вносит свои коррективы: бумага больше не нужна, ведь подавляющее большинство документов оцифрованы и «лежат» в электронном виде на сервере или в специальном облачном хранилище.

Как работает облачный архив

Все почти так же, как в обычном архиве. Клиент приносит, а архивариус принимает на хранение документы. Если они уже оцифрованы или изначально созданы в электронном виде, им назначается место в облаке, если нет – для начала их придется перевести в подходящий для облачного хранилища вид.

В России коммерческое оказание архивных услуг пока не распространено так широко, как в развитых странах. Но уже сегодня есть несколько компаний, специализирующихся на этом виде деятельности. Например, московский Fortis. Безопасность в таких архивах значительно выше, чем при стандартном хранении, а доступ к фалам предоставляется только при подтверждении полномочий клиентом.

Объем облака не ограничен, но электронные архивы удобны не только в плане освобождения места. В облаке легко работать с данными, систематизировать и анализировать большие массивы документов. Материалы, имеющие конечный срок хранения, можно уничтожить в нужный момент одним щелчком мышки.

Для каких документов лучше всего подходит облако

Каких-либо ограничений в виртуальном пространстве нет: на сервере можно хранить любые материалы, которые требуется сберечь. Это могут быть бизнес-документы, фотографии, инженерные чертежи, научные разработки – все что угодно.

Лучше всего подходит хранение документов в облаке для следующих материалов:

• Коммерческие документы, которым предписано многолетнее хранение в компании с последующей сдачей в государственный архив. Можно освободить место в офисе, рассортировав тонны бумаг, скопившихся за годы работы предприятия, и оцифровав те, которые важны.
• Фотографии и чертежи на бумажных носителях. Какой бы продвинутой не была технология печати, со временем такие документы выгорают, выцветают, утрачивают четкость. Что уж говорить о материалах, созданных в прошлом веке? При оцифровке удается сохранить, а иногда и улучить качество оригинального документа, сохранив его на века.
• Исходные материалы для создания творческих работ, инженерных проектов, научных разработок.

Современные технологии созданы в помощь людям. Теперь легко сберечь то, что когда-либо может пригодиться – через год, десятилетия или даже века.