На первый взгляд, бухгалтер не может присваивать материальные ценности фирмы, так как работает, преимущественно, не с «живыми» деньгами, а только с безналичными. Однако, как показывает практика, грамотный бухгалтер может «работать» так, что крупные средства уплывают не по назначению. Даже иногда и аудиторская проверка не всегда может находить каналы, объемы и способы таких махинаций.

На небольших фирмах бухгалтер выполняет обязанности кассира и может допускать злоупотребления как с наличными деньгами, так и с безналичными при передаче руководителем своей печати. Нередки манипуляции с расчетными счетами фирмы: переводы средств на свои нужды, третьим лицам, переплаты, намеренные перерасходы по авансовым отчетам, намеренные «ошибки» при ведении кассовых документов, при сторнировании сумм…

Бухгалтера — на детектор лжи

Приведем примерный и совсем не весь перечень вопросов, помогающих уличить работника в его недобросовестности (приведенные вопросы носят тезисный и ориентировочный характер):

• Вы когда-нибудь оформляли документы на выдачу денег и передачу средств подставному лицу?
• Вы намеренно искажали арифметику при ведении кассовых документов?
• При безналичном расчете Вы оказывали услуги краткосрочного кредитования посторонних предприятий за вознаграждение?
• Вы переводили деньги со счетов предприятия на оплату личных нужд?
• Допускали ли Вы несоответствие суммы остатков на начало дня последующей выписки с суммой на конец дня предыдущей? Соблюдается ли непрерывная цепочка перечислений?
• Всегда ли Вы правдиво показывали остаток финансовых средств в кассе (на счете)?
• Вы допускали списание подотчетных средств без каких-либо оснований?
• Вы выдавали деньги на подотчет на нецелесообразные расходы?
• Вы допускали списание подотчетных средств по заведомо подложным документам?
• Вы вступали с кем-либо в сговор при расходовании средств фирмы?
• Вы допускали перерасход финансов предприятия при закупке товаров, оплате услуг?
• Вы начисляли зарплату на подставных лиц?
• Вы производили какие-либо неправомерные действия при удержании из зарплат работников?
• Вы допускали злоупотребления с деньгами компании при расчете главных фондов предприятия?
• Вы списывали основные средства по несуществующим причинам на убыток в пользу третьего лица?
• При наличии излишней суммы в кассе, Вы присваивали себе деньги?

Разумеется, ответы на вопросы должны звучать не в приватной беседе, а под полиграф. Если сотрудник отказывается пройти проверку, факт воровства можно считать доказанным.

Профилактика злоупотреблений с помощью облачно бухгалтерии

Самый простой способ круглосуточно мониторить работу сотрудников — использование облачной бухгалтерии, подробно о которой пишет arenda-it.ru/public/1s-oblako.html. Суть метода — хранение бухгалтерских данных на удаленном сервере. Не имея прямого доступа к хранилищу данных, бухгалтер не сможет намеренно искажать их. А зная, что в любой момент времени в системе может находиться и руководитель, человек боится быть пойманным за руку.

Облачная 1С может использоваться в любой сфере бизнеса. Для доступа к серверу нужны логин, пароль и любое устройство с выходом в интернет, вплоть до смартфона. При утрате каких либо данных можно восстановить их из резервной копии. Это открывает еще одну возможность выявления фактов воровства: при сомнении в достоверности данных достаточно проверить их по резервной копии и убедиться, что цифры были искажены задним числом или опровергнуть этот факт.

Перенести в облако можно уже существующую бухгалтерию, накопленную за годы деятельности бизнеса.