В кризис работу получает потенциально эффективный сотрудник, а прибыль — высокоэффективный бизнесмен. Как распределить время так, чтобы всегда выполнять намеченный план? Как исключить негативное влияние человеческого фактора? Как запланировать успех?

На эти вопросы отвечает тайм-менеджмент.

1. Планируйте только 4 часа интенсивной умственной работы в день

На самом деле, 8-часовой рабочий день — всего лишь наследие, дарованное нам технической революцией. Это количество рабочих часов в день никаким образом ни максимизирует то полезное, что мы можем сделать за это время. Планируя 8 часов интенсивной работы, чаще всего можно просто не справиться с подобной ежедневной нагрузкой и демотивировать себя.

Интенсивно работать 4 из 8 рабочих часов, а остальное время тратить на обед, проверку почты или, допустим, планирование — наиболее оптимальный и полезный выход.

2. Как справится с большим списком дел на день?

Выпишите все пункты и напротив каждого поставьте примерное время, за которое можно справиться с этой задачей. И попытайтесь выполнить эти задачи за половину уделенного на них времени.

Безусловно, каждую задачу можно выполнять и совершенствовать бесконечно, но следует помнить следующий принцип: «Сделанное лучше идеального». Довести задачу до логического завершения намного полезнее, чем бесконечно и бесконечно ее совершенствовать. Перфекционизм — зло!

3. Меньше средств связи

Наличие телефона на рабочем столе (даже выключенного) негативно сказывается на когнитивных способностях, понижает рабочую память и способность аналитически мыслить и анализировать информацию.

4. Автоматизация по максимуму

Последние 10 лет выигрывает не тот бизнес, где больше всего сотрудников, а тот, где научились минимизировать их число и наращивать эффективность. Выход для предпринимателей — автоматизация бизнеса под ключ с максимальной передачей функций выносливым машинам.

Выход для сотрудников — создавайте шаблоны, если каждый день приходится одинаково отвечать на сообщения или отправлять одни и те же е-мейлы, заполнять или подготавливать похожие документы, что бы не делать каждый раз одно и то же.

5. Папка «Входящие»

Достаточно простого листа бумаги или же какого-либо приложения на компьютере для заметок. Во время работы в голову часто лезут посторонние мысли, которые не дают сосредоточиться на задаче. Без какого-либо разделения на категории можно заносить все эти мысли по мере их поступления. В результате, лишние мысли не будут перегружать голову, и к ним всегда можно будет вернуться в свободное время.

6. Всегда все записывать

Не стоит перегружать свой мозг запоминанием безумного количества информации. Записи всегда могут быть рядом, как верные носители нужной информации. Не нужно доверять своему мозгу, запамятовать может любой, а имея под рукой списки дел, протоколы собраний, записную книжку с номерами телефонов, можно легко сэкономить время и обезопасить себя от попадания в неловкую ситуацию.

7. Начинайте с важного

Как говорил писатель Марк Твен: съешьте лягушку на завтрак и ничего хуже с вами уже не случиться». Для большей продуктивности начинать день стоит с самых важных, неприятных и трудоемких заданий. Мнение, что сначала можно переделать все легкое, настроив себя тем самым на серьезную работу, некомпетентно, потому что в большинстве случаев после вороха мелочей можно уже устать и придется приступать к важной задаче вымотанным, тем самым отложив ее решение еще и еще.

8. Неважное — в блок

Создавайте блоки для выполнения не самых важных дел. Наверное, большей проблемой чем прокрастинация, для современного человека является только электронная почта. Постоянная проверка е-мейла — это иллюзия продуктивного времяпрепровождения. Чтобы не тратить на это время и не отвлекаться от работы, достаточно выделить несколько блоков в течении рабочего дня на проверку входящих сообщений. Допустим, это будет по 10 минут утром, после обеда и в конце дня. Так сообщения никогда не останутся без ответа, но в то же время не стянут на себя лишнее время.

Будьте эффективным, и даже в кризис не останетесь за бортом!